Så rättar du fel i bokföringen

Fel i bokföringen händer ofta när en bankhändelse matchas fel, en verifikation bokas manuellt på fel konto eller en faktura hanteras från fel ställe. Den vanligaste frågan är enkel: varför kan jag inte bara ta bort felet?

Det viktigaste först

Rätta felet där det uppstod. Om felet skapades från en bankhändelse bör du normalt börja där. Om felet skapades från en faktura bör du börja på fakturan. Om felet är en manuell verifikation kan du ibland ta bort eller makulera den, men ofta är en korrigeringsverifikation säkrare.

Börja med att identifiera vilken typ av fel det är

Många bokföringsfel blir svårare än de behöver vara eftersom man börjar i verifikationslistan. Om verifikationen är kopplad till bank, kundfaktura, leverantörsfaktura eller låst period är det sällan rätt väg att bara radera rader.

Varför går vissa verifikationer inte att ta bort?

En verifikation är ofta spårbar bokföringshistorik, inte bara en rad i ett kalkylblad. Därför kan bokföringsprogram stoppa borttagning när verifikationen är kopplad till något annat.

Vanliga orsaker:

• den ligger i en låst period
• den är kopplad till kundfordringar eller leverantörsskulder
• den kommer från en bankhändelse
• den kommer från en faktura, betalning, momsrapport eller annan automatisk funktion
• den påverkar ett kassa- eller bankkonto som ska stämmas av mot banken

Det här gäller oavsett om du arbetar i Fortnox, Bokio eller ett annat system: rättningen blir oftast enklare om du går tillbaka till ursprungshändelsen i stället för att börja i verifikationslistan.

Praktiskt exempel: bankhändelse matchad mot fel konto

Säg att en utbetalning från bankkontot bokades som kontorsmaterial, men egentligen gällde en programvarukostnad.

En rimlig arbetsgång är:

1. Öppna bankhändelsen i bokföringsprogrammet.
2. Kontrollera vilken verifikation matchningen skapade.
3. Ångra matchningen om programmet stödjer det.
4. Matcha bankhändelsen på nytt mot rätt konto och moms.
5. Kontrollera att bankkontot fortfarande stämmer mot kontoutdraget.

Om matchningen inte kan ångras behöver du vanligtvis skapa en korrigering som vänder den felaktiga bokningen och sedan bokföra rätt konto.

I Fortnox

I Fortnox är grundregeln att du bör följa flödet bakåt: kundfaktura rättas från kundfakturan, leverantörsfaktura från leverantörsflödet och bankhändelser från bank- eller kontoutdragsflödet. Om felet gäller en faktura är det ofta bättre att skapa kreditfaktura eller korrigera fakturaflödet än att försöka laga allt med en fristående manuell verifikation.

Om du använder Fortnox ihop med Stripe blir det extra viktigt att inte manuellt justera bort en differens innan du vet om den kommer från avgift, refund, valuta eller utbetalning.

För Stripe-flöden, börja med uppföljning och avstämning i Fortnox. Integratis Stripe bokföring i Fortnox körs stegvis med testläge, manuellt läge och automatiskt läge så att fel kan fångas innan allt bokförs löpande.

I Bokio

I Bokio görs ändringar från Bokföring och Bokslut → Bokfört när det gäller vanliga verifikat. Bokio tillåter att ett verifikat tas bort helt inom 30 dagar om det är bokfört av dig och är det senast bokförda verifikatet. Annars annulleras verifikatet genom ett annulleringsverifikat så att historiken finns kvar.

Vill du ändra ett bokfört verifikat använder du Redigera. Då behåller Bokio originalet, skapar ett annulleringsverifikat och lägger upp ett nytt verifikat med ändringarna. Verifikat som kommer från kundfakturor, leverantörsfakturor, bokslut eller andra Bokio-funktioner ska däremot hanteras i den funktion där de skapades.

Kort sagt: Bokio skiljer på borttagning, annullering och redigering beroende på verifikatets status. Läs Bokios egen genomgång: Ta bort och redigera verifikat.

Om felet gäller Stripe bör du kontrollera om ursprunglig betalning, refund eller utbetalning redan finns kopplad till en faktura eller ett verifikat.

För Stripe i Bokio, se guiden Stripe bokföring i Bokio. Integratis Bokio Stripe-integration kan skapa fakturor, betalningar, kreditfakturor och utbetalningsverifikat med tydligare spårbarhet än ett manuellt efterhandsarbete.

Vanliga misstag

Att rätta i verifikationen när felet kom från en bankhändelse

Då kan bankavstämningen fortfarande vara fel, även om verifikationen ser bättre ut.

Att skapa en manuell differens för tidigt

En liten differens kan vara en Stripe-avgift, valutadifferens, retur eller dubbelbokning. Hitta orsaken innan du bokar bort den.

Att korrigera moms utan att kontrollera momsrapporten

Om felet påverkar moms behöver du kontrollera både bokföringen och momsrapporten. Annars kan korrigeringen se rätt ut i huvudboken men bli fel i deklarationen.

Checklista när något blivit fel

• Vilken händelse skapade felet?
• Är perioden låst?
• Är verifikationen kopplad till faktura, betalning eller bankhändelse?
• Kan matchningen eller betalningen ångras från rätt vy?
• Behövs kreditfaktura i stället för manuell verifikation?
• Påverkar felet momsrapport, bokslut eller deklaration?
• Finns samma fel i fler transaktioner?

När bör du automatisera?

Automatisering är värd att överväga när samma fel uppstår flera gånger: fel matchning av betalningar, missade avgifter, refunds som inte kopplas tillbaka eller manuella Stripe-utbetalningar som inte stämmer. Då är problemet inte bara ett enskilt fel, utan ett återkommande arbetsflöde.

Vill du minska manuella rättningar? Läs om Stripe bokföring i Fortnox, Stripe bokföring i Bokio eller starta en gratis provperiod.

Läs vidare

• Stripe-utbetalningen stämmer inte med banken
• Vanliga fel vid Stripe-bokföring i Fortnox