Hur du automatiserar bokföringen

Att bokföra allt manuellt tar tid, ökar risken för fel och gör det svårare att ha koll på siffrorna i vardagen. Den här guiden går igenom hur du steg för steg kan automatisera mer av bokföringen – oavsett om du sköter den själv eller tillsammans med en byrå.

Genom att koppla samman dina system får du:

• Mindre manuellt arbete
• Färre fel i bokföringen
• Bättre överblick över ekonomi och kassaflöde.

---

Varför automatisera?

När bokföringen är manuell fastnar den ofta längst ned på att‑göra‑listan. Underlag ligger i mejlen, på skrivbordet eller i olika system. Det leder till:

• sena bokningar
• dubbelarbete
• onödig stress vid moms- och bokslutsdatum.

När du automatiserar bokföringen händer fler saker per automatik, direkt när något sker i ditt företag. Exempel:

• När en kund betalar med kort skapas bokföringen automatiskt i Fortnox.
• När en bokning görs i ett bokningssystem skapas faktura och bokföring utan att du behöver röra ett finger.
• När en betalning matchas på banken speglas det direkt i ditt ekonomisystem.

Vad automatisering faktiskt innebär – utan tekniksnack

Automatisering betyder inte att du helt och hållet byter ut din redovisningskonsult eller inte behöver hantera bokföring alls genom ett “magiskt knapptryck”.

Det betyder i stället att du:

• låter system skicka rätt information till varandra
• följer samma regler varje gång
• slipper klicka runt och fylla i samma sak på flera ställen

Din roll blir att styra och kontrollera, istället för att göra allt själv manuellt.

---

Färdiga integrationer

Det enklaste sättet att komma igång med automatisering är att använda färdiga integrationer. En färdig integration är en förbyggd koppling mellan två system, till exempel:

• Fortnox ↔ Stripe
• Fortnox ↔ Sirvoy
• Fortnox ↔ andra tredjepartstjänster (t.ex. boknings- eller kassasystem)

I stället för att du exporterar filer eller knappar in allt själv, ser integrationen till att rätt information skickas över till bokföringen – automatiskt.

Exempel: Kortbetalningar automatiskt till ekonomisystemet

Anta att du tar betalt med en kortbetalningslösning som Stripe. Utan integration behöver du:

• hämta rapporter från betalningssystemet
• räkna ihop exempelvis avgifter, utbetalningar, valutakurser och returer
• bokföra allt manuellt

Med en färdig integration via Integrati kan du i stället:

• låta alla transaktioner bokföras automatiskt i ekonomisystemet (t.ex. Fortnox)
• få exempelvis avgifter, utbetalningar, valutakursdifferenser och returer hanterade enligt överenskomna regler
• slippa dubbelarbete och manuella fel

Exempel: Bokningar blir fakturor och bokföring automatiskt

Driver du hotell, bed & breakfast eller annan bokningsbaserad verksamhet (t.ex. med Sirvoy) kan du låta:

• nya bokningar skapa fakturor automatiskt
• fakturorna bokföras i ekonomisystemet (t.ex. Fortnox)
• avbokningar och kreditfakturor hanteras enligt samma logik varje gång

Den här typen av flöde kan du lösa med Integrati, utan att du behöver bygga någonting själv.

---

Automatiska flöden utan kod

Många integrerade flöden bygger på en enkel idé:

När något händer i system A skickas information direkt till system B, utan att du behöver göra något.

I mer tekniska termer pratar man om webhooks och händelsedriven automatisering, men du behöver egentligen bara förstå principen:

• En händelse inträffar (t.ex. en kund bokar, betalar eller avbokar).
• Systemet skickar automatiskt ett “meddelande” till Integrati.
• Integrati tolkar meddelandet enligt förutbestämda regler.
• Fortnox (eller annat ekonomisystem) uppdateras automatiskt med korrekt bokföring.

Hur Integrati använder automatiska flöden åt dig

I stället för att du som företagare ska behöva skapa egna tekniska kopplingar, gör Integrati jobbet åt dig genom färdiga flöden. Exempel:

• Stripe → Integrati → Fortnox (kortbetalning blir bokförd intäkt där bland annat även avgifter, valutakursdifferenser och utbetalningar hanteras)
• Sirvoy → Integrati → Fortnox (bokning blir faktura och bokföring, avbokning blir kreditfaktura)

Du väljer vilka integrationer du vill använda, kopplar in ditt Fortnox-konto och låter sedan Integrati sköta själva automatiseringen i bakgrunden.

Testa i testläge innan du kör skarpt

För att det ska kännas tryggt att automatisera mer av bokföringen är det viktigt att kunna prova först. I Integrati finns därför möjlighet att:

• börja i testläge,
• granska hur transaktioner skulle bokföras,
• justera regler innan du aktiverar full automatisk bokföring.

Snabb sammanfattning – fördelar/nackdelar

• Fördelar: Väldigt lite manuellt jobb i vardagen, konsekvent hantering och mindre risk för misstag. Du kan börja i testläge och aktivera när allt känns rätt.
• Nackdelar: Flödena behöver sättas upp en gång på ett genomtänkt sätt. Här brukar våra kunder uppskatta att Integrati hjälper till med både upplägg och test.

---

Använd smarta export/import filer (SIE, CSV, bankfiler)

Om du inte är redo för full automatisering än kan du ändå spara mycket tid genom att jobba smartare med export och import av filer:

• SIE-filer från andra system in i ditt bokföringsprogram.
• CSV-rapporter från betalningslösningar eller kassasystem.
• Bankfiler med in- och utbetalningar.

När export/import fungerar bra

För många mindre företag kan det här vara ett bra första steg:

• Du har relativt få transaktioner per månad.
• Du vill undvika att knappa in allt helt manuellt.
• Du vill fortfarande ha hög kontroll på varje körning.
• Ditt bokföringsprogram stödjer dina filtyper.

När det är dags att ta nästa steg

När volymerna växer, eller när du har flera system samtidigt (t.ex. webbshop, bokningssystem och kassa), brukar export/import bli:

1. Rörigt
2. Lätt att glömma bort
3. Svårt att återskapa om något blir fel

Här kan Integrati hjälpa dig att ta steget från "filhantering" till kontinuerliga automatiska flöden, utan att du behöver bygga egen teknik.

---

Bygga egna integrationer

Vissa verksamheter har så speciella behov att man funderar på att bygga helt egna integrationer – till exempel med hjälp av utvecklare eller externa konsulter.

Vad innebär “bygga eget” i praktiken?

• Utvecklare använder API:er för att koppla ihop system.
• Man skriver egen kod som bestämmer hur transaktioner ska hanteras.
• Företaget ansvarar själv för drift, uppdateringar och felsökning.

För vem kan det vara rätt?

• Större organisationer med egna utvecklingsteam.
• Byråer eller koncerner med väldigt speciella flöden och krav.

För de flesta är det dock både dyrt och krångligt att bygga allt själva. Ofta är det smartare att utgå från en plattform som Integrati och göra anpassningar där. Har du fler frågor om hur detta skulle gå till? Kontakta oss gärna så hjälper vi dig vidare.

---

Välj rätt nivå av automatisering

Om du är osäker på var du ska börja kan du utgå från några enkla frågor:

• Hur många fakturor och betalningar hanterar du per månad?
• Hur mycket tid lägger du eller din byrå på bokföring idag?
• Har du flera olika system (webbshop, bokning, kassa, abonnemang)?
• Vill du själv sköta allt, eller vill du helst att någon partner tar helhetsansvar?

En enkel tumregel

• Låg volym och få system: Börja med smart export/import eller en enkel färdig integration.
• Medelvolym eller flera system: Satsa på färdiga integrationer med automatiska flöden via Integrati.
• Hög volym och komplex verksamhet: Kombinera färdiga integrationer med anpassningar – ofta ihop med en partner som Integrati.

---

Exempel på automatiserade flöden

För att göra det mer konkret, här är några typiska scenarion där våra kunder använder Integrati för att automatisera bokföringen:

Exempel 1 – E‑handel med kortbetalningar

• Kunden betalar med kort via en betalningslösning (t.ex. Stripe).
• Integrati hämtar transaktionsdata automatiskt.
• Intäkter, avgifter och utbetalningar bokförs i ekonomisystemet enligt överenskomna regler.

Resultat: Mindre manuellt arbete för både företaget och redovisningsansvarig, och bättre spårbarhet mellan betalningar och bokföring.

Exempel 2 – Hotell eller boende med bokningssystem

• Gäster bokar via ett bokningssystem (t.ex. Sirvoy).
• Integrati ser till att fakturor och kreditfakturor skapas och bokförs i ekonomisystemet.
• Avbokningar hanteras enligt samma logik varje gång.

Resultat: Receptionen slipper tänka på bokföringen, och ekonomiansvarig får uppdaterade siffror löpande.

---

Kom igång på 10 minuter

Du behöver inte göra allt på en gång. Börja med ett litet steg som ger stor effekt.

Steg 1 – Skapa konto hos Integrati

• Gå till vår registreringssida.
• Skapa ett konto på några minuter.
• Du kan testa gratis utan kreditkort.

Steg 2 – Välj rätt integration

• Välj den integration som passar din verksamhet och behov.

Steg 3 – Koppla ditt ekonomisystem

• Logga in mot ditt ekonomisystem (t.ex. Fortnox) och godkänn de behörigheter som behövs.
• När kopplingen är klar kan Integrati börja ta emot data.

Steg 4 – Kör i testläge först

• Börja i testläge och se hur transaktioner skulle bokföras.
• Justera vid behov tillsammans med oss eller din byrå.
• När allt ser bra ut aktiverar du automatisk körning.

---

Vanliga frågor om att automatisera bokföringen

---

Testa gratis eller kontakta oss

Om du vill minska det manuella arbetet, få bättre kontroll och samtidigt slippa bli “IT‑ansvarig” är automatiserad bokföring ett naturligt steg.

Med Integrati kan du:

• börja i liten skala med en eller två integrationer
• växa vidare när du ser effekten
• få stöd på svenska när du behöver det